Privacyverklaring 1.Hoorn

Binnen het sociaal domein (waaronder de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015) en de Participatiewet) is er geen specifieke wet die expliciet bepaalt dat gesprekken voor eigen gebruik mogen worden opgenomen. Dit betekent dat er geen expliciete wet is die het opnemen van gesprekken toestaat of verbiedt voor intern gebruik door zorgverleners, gemeenten of andere betrokken organisaties.

Binnen het sociaal domein van de gemeente Hoorn kunnen gesprekken worden opgenomen. Het maken van opnamen door een medewerker van 1.Hoorn is alleen toegestaan als:

• Er geen minder ingrijpende mogelijkheden zijn om het doel te bereiken;
• De opname op zorgvuldige wijze aan u is uitgelegd en bekend gemaakt;
• U begrijpt waarom er voor een geluidsopname wordt gekozen;
• U geïnformeerd bent over hoelang de geluidsopname bewaard blijft;
• Er passende maatregelen zijn genomen om de gegevens te beveiligen;
• U is verteld dat u op de pagina Uw persoonsgegevens en uw rechten uw rechten kan lezen of voorgelezen kan krijgen.

Hieronder staan de meest voorkomende doelen waarvoor gesprekken binnen het sociaal domein kunnen worden opgenomen. Als het doel in uw situatie anders is, dan zegt de medewerker dit tegen u. U krijgt dan uitleg die beter past bij uw situatie.

Binnen het sociaal domein is er geen specifieke wettelijke termijn voor het bewaren van gespreksopnames, maar de bewaartermijn moet voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die zegt: 'Niet langer dan noodzakelijk'.

Dossiervorming en verslaglegging

Doel

Gesprekken worden soms opgenomen om nauwkeurige verslaglegging en dossiervorming te ondersteunen. Dit kan helpen bij het noteren van afspraken, zorgbehoeften en voorgestelde interventies.

Voorwaarden

Deze opnamen moeten direct bijdragen aan de zorgverlening en mogen alleen worden gebruikt om een volledig en correct dossier bij te houden. De opname mag niet verder reiken dan nodig voor dit doel.

Bewaartermijnen

Wij evalueren periodiek of de opnamen nog nodig zijn voor het oorspronkelijke doel. Als een opname niet langer nodig is, moet deze worden verwijderd.

• Bewaartermijn dossiers binnen de Jeugdwet: In principe 15 jaar, gemotiveerd kan hiervan afgeweken worden.
• ewaartermijn dossiers binnen de Wmo 2015: In principe 15 jaar, gemotiveerd kan hiervan afgeweken worden;
• Ø Bewaartermijn Participatiewet: De Participatiewet kent geen bewaartermijnen. Doordat er nog andere wetten van toepassing zijn die wel iets zeggen over de bewaartermijnen wordt tussen de 5 en 7 jaar aangehouden. Voorbeelden van een andere wetgeving is de Archiefwet en de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Kwaliteitsbewaking en verbetering van dienstverlening

Doel

Opnamen kunnen worden gebruikt om de kwaliteit van dienstverlening te volgen en te verbeteren. Dit is bijvoorbeeld belangrijk voor het training van medewerkers of het evalueren van hulpverleningsprocessen.

Voorwaarden

Er moet een gerechtvaardigd belang zijn, zoals verbetering van de dienstverlening. Daarbij moet worden na gegaan of het maken van opnamen in verhouding staat tot de privacy-inbreuk en of er andere manieren zijn die hetzelfde doel kunnen bereiken zonder gespreksopname.

Bewaartermijnen

Geluidopnames voor het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening of voor training van medewerkers bewaren wij kortdurend. Dat wil zeggen dat wij de gegevens verwijderen nadat deze gebruikt zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, maar nooit langer dan 1 jaar.

Klachtafhandeling en geschillenbeslechting

Doel

Opnamen kunnen nuttig zijn in situaties waarin onduidelijkheid of conflicten ontstaan over de inhoud van gesprekken, bijvoorbeeld bij klachten of juridische procedures.

Voorwaarden

Dit gebruik moet beperkt blijven tot situaties waarin het noodzakelijk is voor een goede en zorgvuldige klachtafhandeling of voor een verweer in juridische conflicten. Dit moeten wij vooraf aan u vertellen.

Bewaartermijn

Geluidopnames voor klachtafhandeling bewaren wij tot de klacht is afgehandeld en de eventuele beroepstermijn is verstreken.

Transparantie en verantwoording

Doel

Soms kunnen opnamen worden gemaakt om aan te tonen dat bepaalde zorgprocedures correct zijn uitgevoerd, als onderdeel van interne of externe verantwoording. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn bij toetsing door toezichthoudende instanties.

Voorwaarden

Dit doel moet specifiek en gerechtvaardigd zijn, en de opnamen mogen alleen worden gebruikt voor verantwoording en niet voor andere doeleinden.

Bewaartermijn

Dit is niet van toepassing. De toezichthoudende instantie is verantwoordelijk voor de bewaartermijn van het onderzoek dossier.

Onderzoek en statistiek

Doel

In uitzonderlijke gevallen kunnen opnamen worden gebruikt voor geanonimiseerde gegevensverwerking, zoals bij onderzoek naar de effectiviteit van bepaalde hulpverleningsmethoden. Dit betekent dat de gegevens niet meer laten zien van wie de persoonsgegevens zijn.

Voorwaarden

Deze opnamen mogen niet meer naar u te herleiden zijn, en dit gebruik mag alleen plaatsvinden als dit in overeenstemming is met het oorspronkelijke doel van de opname en met een duidelijk vastgestelde onderzoeksdoelstelling.

Bewaartermijn

Wij verwijderen de gegevens zodra deze zijn gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Beveiliging

De opnames worden gemaakt met de telefoon, deze telefoon is met een wachtwoord van 8 cijfers beveiligd. Dit is onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Hoorn.