Digitaal ondertekenen

Voor het digitaal ondertekenen van documenten gebruikt de gemeente het programma van ValidSign. Het wordt gebruikt bij het ondertekenen van contracten met leveranciers, maar ook bij arbeidsovereenkomsten.

Wat is ValidSign?

ValidSign is de ontwikkelaar van het programma om digitaal mee te ondertekenen. Kijk voor meer informatie op de website van ValidSign. 

Is een digitale handtekening juridisch geldig?

Het digitaal ondertekenen met ValidSign voldoet aan de eisen uit de wet- en regelgeving voor het digitaal ondertekenen (artikel 3:15A BW, de eIDAS-verordening):

1. Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
2. Zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
3. Zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; en
4. Zij is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

De eisen worden gecontroleerd in het document door een certificaat. Bij het openen van het ondertekende document controleert dit certificaat automatisch of de handtekeningen geldig zijn. Ook controleert het certificaat of het document gewijzigd is na ondertekening. Het certificaat is in te zien via Adobe Reader.

Daarnaast ontvangt de gemeente een bewijsstuk, dit heet de evidence summary. Hierin staat welke acties elke ondertekenaar, via welk IP-adres en op welke datum heeft uitgevoerd aan het ondertekende document.

Hoe weet ik of het digitaal ondertekenen goed is gegaan?

U ontvangt een e-mail als het ondertekenen gelukt is. Ook kunt u dit zien in het ondertekende document. Op de plek van de handtekening staat dan: digitaal ondertekend door, uw naam en de datum. Het certificaat controleert of de handtekeningen geldig zijn.

Wat moet ik doen nadat ik digitaal ondertekend heb?

Wanneer het digitaal ondertekenen is gelukt, kunt u het ondertekende document downloaden en opslaan voor uw eigen administratie. Doe dit direct, omdat de toegang tot ondertekenen geblokkeerd kan worden wanneer de ondertekening wordt gearchiveerd door de afzender. Heeft u geen toegang meer? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij de gemeente.